職場に休む電話やメールをするのは気が重いですよね。
いろいろ考えていると余計にしんどくなりそうですが、深く考える必要はありません。
あなたから連絡を受けた上司は、あなたが不在中の仕事を采配する役割があります。
お互いが困らないために、状況や引き継ぎについて伝えることが大切ですよ。
この記事では、仕事を休む理由別にメールの例文をご紹介します。
考える余裕がなくても、例文に状況をあてはめるだけで使えるように、私が15年の社会経験を活かして詳しくリサーチしました。
電話、lineを使う場面や例文も載せていますので、参考にしてくださいね。
Contents
仕事を休むメールの例文!ポイントは状況を丁寧に
仕事を休むことをいち早く伝えたいときや、どうしても電話がかけられないときには、メールを利用しましょう。
メールは、仕事を采配している直属の上司に直接送ります。
休みのメールを送る
◇いつ
- 休む必要があると思ったらすぐに
- 遅くても始業時間までに
◇誰に送るか
- 直属の上司
- 必要があれば仕事を頼みたい人
- 必要があれば取引先
◇伝えること
- 件名に要件と名前を入れる
- 理由（あなたの状況がわかるように伝える）
- 休む期間
- 休む間の連絡先
- 引き継ぎ事項の有無
- お詫びの言葉
◇注意点
- 他のメールに埋もれてしまわないように件名で名前と要件がわかるようにする
- なるべく丁寧な文章で送る
- 返信がなければ始業時間前に電話をかけるのがベスト
上司が、あなたの状況を知りたいのは、その理由なら休んでよし!と判断するためではなくて、仕事の見通しをもつためです。
熱が高いと明日も休みが必要かもしれないなと予想できますよね。
そのため、状況はしっかり伝えましょう。これから例文をご紹介します。
仕事を休む連絡をするときには、以下の言葉の遣い方を覚えておきましょう。
×「お休みを頂く」
自分の行為に「お」を付けるのは間違いで、「休みを頂く」が正解です。
×「ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします」
厳密には、迷惑をかけているのにお願いするのは失礼にあたります。
「申し訳ございません。よろしくお願いいたします。」と文章を分けるのが正解です。
体調不良で休むとき
件名：【勤怠連絡】熱のため休みを申請します 所属部署名○○ 氏名□□
○○部 □□部長
おはようございます。〇〇部の□□です。
今朝、頭痛がするので熱を測ると38.5℃あり、出社が難しい状態です。（あなたの症状）
本日は休みを頂いてもよろしいでしょうか。
直接電話すべきところですが、取り急ぎメールにてご連絡いたしました。
なお、△△の件につきましては□□さんへ引き継ぎをお願いしております。（引き継ぎがあれば）
急ぎの連絡はメールをいただけると幸いです。（連絡可能な方法）
皆さまにはご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
この例文の、「あなたの症状・引き継ぎ内容・連絡可能な方法」の3点を書き変えるだけでOKです。
「了解しました。お大事にしてください。」と返信があったけれど、どうすればいいかな?
メールの返信には、可能であれば返信しましょう。
返信は、「お気遣いありがとうございます。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。」この2文でOKです!
休んでいても体調が回復しない場合は、なるべくその日の退勤時間までに連絡しておきましょう。
はっきりとわからない場合には、その旨を伝えておいて、休むならば翌日の始業時間15分前までには連絡するとよいですよ。
このときも電話連絡がベストですが、ここではメールの例文をご紹介しますね。
次の日も休みたいとき
件名：【勤怠連絡】明日の勤務について 所属部署名○○ 氏名□□
○○部 □□部長
お疲れ様です。〇〇部の□□です。
ご迷惑をおかけしております。
まだ体調が回復しないため、病院に行ったところウイルス性の風邪と診断されました。（受診の結果）
現在も熱が続いており、朝までに解熱しなかった場合、明日も休みをいただいてもよろしいでしょうか。（今の症状）
明日は△△の会議の予定ですが、出席できない場合には、どなたかに交代をお願いしたく存じます。（引き継ぎがあれば）
お忙しい中、ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
明日の朝、再度連絡いたします。何卒よろしくお願いいたします。
翌日の連絡は、1日目と同じ例文で伝えるとよいですよ。
2日連続で仕事を休むのは気が引けてしまうよ。
会社に何回も連絡するのは迷惑じゃないかな?
1日休んでも体調不良が続くとなると、感染症の可能性があるので、病院を受診することをおすすめします。
受診の結果を上司に伝えることで、状況をわかってもらいやすくなりますよ。
病院で問題ないと言われた場合でも、あなたが仕事をするのがつらいと感じるのであれば、「病院に行ったけれど、まだ回復しない。」と正直に伝えましょう。
あなたの状況が早めにわかることで、翌日以降の段取りがスムーズになるので、迷ったときは連絡する方が丁寧ですよ!
感染症で数日休むとき
件名：【欠勤連絡】インフルエンザ陽性による休暇の申請と相談 所属部署名○○ 氏名□□
○○部 □□部長
お疲れ様です。〇〇部の□□です。
ご迷惑おかけしております。
本日受診したところ、インフルエンザ陽性で、出社を控えるように指示を受けました。
大変恐縮ですが、数日間休みを頂いてもよろしいでしょうか。
体調が良くなり次第連絡いたします。
発症後5日間は感染の恐れがあると言われましたが、回復後すぐに出社してもよいでしょうか。
皆さまにはご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。
数日間休む場合は、いつまで休むかと、その間の引き継ぎにいて上司と少しやりとりする必要があります。
例えばインフルエンザの場合、学校では「発症後5日、解熱後2日」の出席停止期間がありますが、企業の場合は明確な決まりはありません。
会社によって、出席停止期間に準ずる場合や、独自の決まりを設けている場合があるので確認しておきましょう。
とくに決まりがない場合は、体調が回復したら出勤すると捉えてよいですよ。
決まりがないのに、○日まで休んでもいいよ!と言ってくれる上司は少ないかと思います。
ルールの確認ができたら、自分で判断して事前に会社に伝えましょう。無理をする必要はありませんよ♪
生理痛のとき
件名：【勤怠連絡】腹痛のため休みを頂きたいです 所属部署名○○ 氏名□□
○○部 □□部長
お疲れ様です。〇〇部の□□です。
昨夜より生理による腹痛がひどくて、今朝も治まらず起き上がるのも辛い状況です。
本日は休みを頂きたいのですが、よろしいでしょうか。
なお、本日引き継ぐ仕事はとくにありません。
急用がありましたら、携帯電話に連絡いただけると幸いです。
明日には良くなると思いますが、もし治らなかった場合は遅刻させていただくか、休みをいただくことになるかもしれません。
今晩か明日の朝、改めて連絡いたします。
皆さまにはご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。
労働基準法68条に「生理休暇」が定められています。
「使用者は、生理日の就業が著しく困難な女性が休暇を請求したときは、その者を生理日に就業させてはならない」とされていますよ。
でも、「そんなことで休むのか。」と思われそう。とくに男性の上司に伝えるときは体調不良でいいかな?
生理痛は、人によっては起き上がることも辛いくらいの症状がありますよね。
たびたび休む可能性があるため、原因は説明しておく方がよいでしょう。
出社がつらいほどの生理痛は、子宮内膜症や筋腫などの病気が隠れている可能性もあるので、動けるようになってから、病院で診てもらうと安心ですよ!
家族の体調不良で休むとき
件名：【勤怠連絡】体調不良のため休みを頂きたいです 所属部署名○○ 氏名□□
○○部 □□部長
おはようございます。〇〇部の□□です。
今朝、子どもが急に発熱し、38.5℃あるので病院に連れて行こうと考えています。
本日は休みを頂きたいのですが、よろしいでしょうか。
なお、本日の対応案件につきましては、△△さんにお願いするつもりです。
病院に行くため、急ぎの連絡はメールでお知らせいただけましたら、午後以降に対応できるかと思います。
皆さまにはご迷惑をかけることとなり、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。
子どもの熱でしょっちゅう休んでいるよ･･･。
休むことが多いと、仕事に支障が出てつらいですよね。
私も子どもが小さいときはよく休んでいました。そのとき先輩からこんな言葉を掛けてもらいましたよ。
「仕事の代わりはできるけれど、お母さんの代わりは誰にもできないよ。」
「子どもが大きくなったとき、同じように休む人に優しくしてあげたらいいんだよ。」
子育てをする以上、休むこともあると割り切って、働けるときにがんばろう!と前向きな気持ちで仕事に取り組めるとよいですね。
忌引きで休むとき
件名：【勤怠連絡】忌引きを申請します 所属部署名○○ 氏名□□
△△部長
お疲れ様です。〇〇部の□□です。
急な申し出でご迷惑おかけいたします。
〇月〇日に祖父が逝去いたしました。
葬儀のため〇月〇日～〇月〇日まで〇日間、休暇を申請させていただきたく存じます。
葬儀の日程は以下の通りです。（決まっていないときは決まり次第連絡しますと伝えましょう。）
- 通夜 〇月〇日 〇時～ □□会館（住所）（電話番号）
- 告別式 〇月〇日 〇時～ □□会館（住所）（電話番号）
なお、休暇中の連絡先は、携帯電話（電話番号）とメール（メールアドレス）です。
何卒よろしくお願いいたします。
葬儀の日程は、故人との関係性によっては、会社の人が参列することがあるので、伝えるようにしましょう。
家族葬で参列をお断りする場合にはその旨を伝えておくとよいですよ。
忌引きの日数は続柄によって決まっているので、続柄を伝えて休暇を申請する必要があります。
一般的な忌引き日数の目安は、以下の表をご覧ください。
| 故人との関係 | 一般的な日数 |
| 配偶者 | 10日間 |
| 実父母 | 7日間 |
| 子 | 5日間 |
| 兄弟姉妹・祖父母 | 3日間 |
| 配偶者の父母 | 3日間 |
| 配偶者の祖父母・兄弟姉妹・孫 | 1日間 |
「ご愁傷様です」「お悔やみ申し上げます」と言葉を頂いたときには、「ありがとうございます」「恐れ入ります」「痛み入ります」と返しましょう。
事故や急な事情のとき
件名：【勤怠連絡】事故のため出勤できない状況です 所属部署名○○ 氏名□□
〇〇課長
お疲れ様です。〇〇部の□□です。
出勤途中で車の接触事故を起こしてしまいまして、現在警察の到着を待っているところです。
幸い自他共に大きな怪我はないのですが、遅刻か休みをいただくことになりそうです。
取り急ぎメールで失礼いたします。詳細や引き継ぎにつきましては、後ほど改めて連絡いたします。
誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。
急な事情で遅刻するときや、休む必要があるときは、速やかに職場に連絡して、その時点でわかっている状況を伝えましょう。
落ち着いてから改めて詳細を連絡するとよいですよ。
取引先への連絡
件名：【急ぎの連絡です】本日の打ち合わせ延期のお願い 会社名○○ 氏名□□
〇〇会社 □□様
□□様、いつもお世話になっております。
〇〇会社の□□です。
本日、貴社で予定しておりました打ち合わせですが、日時の延期をお願いできませんでしょうか。
恥ずかしながら、昨日から体調を崩しております。
そのため、急なことで恐れ入りますが、日時を延期していただきたく存じます。
自身の体調管理が行き届かず、□□様にご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございません。
具体的な日程については、あらためてこちらから連絡を入れさせていただきます。
取り急ぎメールにて失礼いたします。何卒よろしくお願いいたします。
これは、取引先の会社と約束をしている場合の例文です。
メールを送ってもよいか判断できないときや、取引先への連絡の仕方に迷ったときには、あなたの上司に相談して指示を仰ぎましょう。
同僚へ引き継ぎの連絡
件名：【〇〇の件でのお願い】本日〇〇引き継ぎのお願い 所属部署名○○ 氏名□□
□□様
おはようございます。□□です。
本日体調不良のため、△△部長に連絡して休みを頂くことになりました。
お忙しいところ恐縮ですが、□□さんに〇〇の件でお願いがあります。
私のデスク右側一番上の引き出しの中にある、〇〇様宛の書類を封筒に入れて提出していただけないでしょうか。
不明点がありましたら、携帯電話（番号）に連絡していただければ幸いです。
お忙しい中、仕事を増やしてしまって大変申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。
同僚にお願いするときは、頼みたいことを具体的に伝えましょう。
休み中は余裕がないかと思いますが、仕事を頼んだ同僚と連絡が取れるようにしておきましょうね。
決まった内容を丁寧に伝えることを心がければいいんだね。
仕事を休む電話の例文!ポイントは職場にかける時間
仕事を休む連絡は、始業前に確実に伝える必要があるため、電話でするのが基本です。
電話をかけるのが早すぎると出勤している人がいませんし、始業後になると無断欠勤になってしまいます。
そのため、始業開始の約10分～15分前にかけましょう。
このあと電話例をご紹介しますが、私の経験上、電話の方が相手の反応がわかりやすくて安心することが多かったですよ。
休みの電話をかける
◇いつ
- 始業時間の10～15分前
◇誰にかけるか
- 職場の電話番号にかけて直属の上司に繋いでもらう
- 直属の上司が不在の場合は上司にポジションが近い人
◇伝えること
- お詫びの言葉
- 理由
- 休む期間
- 仕事の引き継ぎの有無
- 休む間の連絡先
◇注意点
- 報告でなく、相談という形で伝える
- 事前にメールを送っておくとより丁寧
- 電話がつながらなかったら、まだの場合はすぐにメールを送る
体調不良で休むとき
おはようございます。〇〇部の□□です。△△部長はいらっしゃいますでしょうか。
（直属の上司につないでもらう）
△△部長、おはようございます。□□です。
今朝から体調が悪くて、熱が38.5℃あります。本日休ませていただいてもよろしいでしょうか?
（上司：わかりました。お大事にしてください。）
ありがとうございます。今日は会議に出席予定でしたが、〇〇さんにお願いしようと思っています。
（上司：こちらで頼んでおきますよ。ゆっくり休んでくださいね。）
お気遣いありがとうございます。ご迷惑おかけして申し訳ございません。
何かありましたら、携帯電話に連絡をお願いいたします。
（上司：はい、わかりました。）
よろしくお願いいたします。明日については様子を見てご連絡いたします。失礼いたします。
お詫びの気持ちと、お礼は伝えたほうがよいですが、かしこまりすぎる必要はありません。
普段上司と話すときと同じように話しましょう。
家族の体調不良で休むとき
おはようございます。□□です。子どもが朝から37.7℃発熱しているので、病院に連れて行こうと思っています。
本日は休ませていただいてもよろしいでしょうか。
（上司：わかりました。引き継ぎ事項はありますか?）
引き継ぎについては、〇〇さんに連絡済みです。□□部長にも後ほどメールでご連絡します。
（上司：はい、よろしくお願いします。）
こちらこそ、よろしくお願いいたします。ご迷惑おかけして申し訳ございません。
明日は家族に看護を頼めそうなので出勤予定です。失礼いたします。
子どもの熱は長引く可能性があるので、早めに次の日からの対応を検討して会社に伝えましょう。
家族や病児保育を頼ることになると思いますが、それらが難しくてあなたが仕事を休む必要がある場合も、そのことを伝えておくとよいですよ。
事故や急な事情のとき
おはようございます。□□です。△△部長はいらっしゃいますでしょうか。
（対応者：部長は今不在です。）
そうですか。では、○○部の□□さんにつないでいただけますか?
（□□さん：どうされましたか?）
今、〇〇駅に居るのですが、踏切の故障で電車が止まっています。
復旧の目処が立たず、他の方法を探していますが、会社にいつ到着できるかわからない状態です。
このような理由で遅刻になることを部署の皆さんに伝えていただけますか?
（□□さん：わかりました。すぐに伝えます。）
ありがとうございます。ご迷惑おかけして申し訳ございません。よろしくお願いいたします。
緊急のときに上司が不在となるとさらに焦ってしまいそうですが、一緒に仕事をする人に確実に伝わるようにしましょう。
電話は緊張するイメージだけれど、その場で相談することもできて安心だね。
仕事を休むのにlineは電話との併用かOKな職場のみ
仕事を休む連絡にlineを使ってもよいのは以下の場合です。
- 勤怠連絡をlineでしてもよい職場
- 他の方法で休むことを伝えている場合
以上の場合以外は、やむを得ない場合を除いて、電話やメールで確実に伝えましょう。
lineを普段から仕事の連絡に使っているならば、メールと同じツールと捉えてもよいですよ。
しかし、lineを仕事のツールとして使っていない人は、こまめにチェックしていない可能性があるので使わないようにしましょう。
電話をする上に、lineでも仕事を休むことを伝えるという形ならば問題ありません。
休みのlineを送る
◇いつ
- 休む必要があると思ったらすぐに
◇誰に送るか
- あらかじめ決まっている人（シフトリーダーやグループラインなど）
- 直属の上司
- 必要があれば同僚
- 必要があれば仕事を頼む人
◇伝えること
- 理由
- 休む期間
- 仕事の引き継ぎの有無
- お詫びの言葉
◇注意点
- 既読がついても読んでくれたとは限らない
- 後輩であっても丁寧な口調で送る
lineの内容は、メールと同じです。ここでは、シフト制の場合とグループラインに送る例文をご紹介しますね。
シフト制のとき
お疲れ様です。
本日シフトに入っているのですが、体調を崩してしまいました。
喉の痛みで声を出すことが困難な状況のため、休みを頂いてもよろしいでしょうか。
急な連絡となってしまいご迷惑をおかけして申し訳ありません。
シフトの調整をお願いいたします。
（自分で頼む場合は、〇〇さんにお願いしました、連絡できていませんなど、現状を伝える。）
何卒よろしくお願いいたします。
シフト制の場合は、職場によって休むときの決まりがあるはずなので、決まりどおりの手順を踏みましょう。
職場の決まりがわからないときには、まず職場の責任者にあたる人に連絡しましょう。
私の職場では、「休むときはなるべく代わりの人を立てること、代わりが見つからないときは所属長に報告すること」との決まりがありました。
交代が見つからないときにはその旨を所属長に報告していましたが、怒られたことはありませんよ。
グループラインに送るとき
お疲れ様です。
本日、急遽病院に行く用事ができたため、休みを頂くことになりました。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。
よろしくお願いいたします。
お忙しいと思いますので返信は不要です。
グループラインで同僚に報告して、たくさんの人から返信が来ても返すことができない場合は、「返信は不要です」と先に断りをいれておくとよいですよ。
仕事を休むときは罪悪感よりも丁寧な連絡を♪
仕事を休むのに罪悪感は必要ありません。必要なのは、連絡を丁寧にすることですよ。
あなたが不在中に同僚がなるべく困らないように、引き継ぎや明日以降のことについて、わかる範囲で丁寧に伝えておきましょうね。
休み中に気をつけることは、仕事の連絡がないかをときどきチェックすることくらいです。
仕事を休むから楽しんではいけないということもありません。せっかく休むのですから、心身ともにリフレッシュしましょう♪
感染症と嘘をついて長期間ズル休みしたことが職場にばれて、解雇された人を知っています。
ズル休みは絶対ダメとはいいませんが、診断書が必要だった、SNSの投稿でばれた…なんてことにはならないようにしてくださいね。
なるべく正直に、丁寧に連絡をすることで罪悪感をなくして休みましょう。
私の職場では、休み明けに菓子折りを持参する習慣がありましたが、ここ数年で、その習慣は「やめましょう」という方向になりました。
本来、菓子折りや差し入れは、気持ちをあらわすひとつの手段であって、強制されたり、罪悪感から持参したりするものではありません。
あなたの職場の様子を見て、多くの人がしていることは真似しておくのが無難です。
しかし本来は、休み明けには言葉で「休みを頂いてありがとうございました」と伝えれば十分ですよ。
もし、菓子折りを持参したいと考えるなら、個包装でたくさん入ったものがおすすめです。
ポチップ
ほんの気持ちなら、休憩のとき気軽に口に入れられる飴もよいですよ。
まとめ
- 仕事を休むときの連絡方法で丁寧なのは、メール（すぐに）と電話（始業10～15分前）の併用
- 仕事を休むメールは、例文を参考に作ればOK!
- 仕事を休むメールで伝えることは、あなたの状況、休む期間、引き継ぎの有無、お詫びの言葉
- 仕事を休む連絡は、確実に伝えるために電話でするのが基本
- 仕事を休むのにlineが使えるのは、使ってもよいとされているときと、事前に休みを伝えているときのみ
- 休み明けは、お礼の気持ちを言葉で伝える
この記事であなたが使えそうな例文はありましたか?
仕事を休むときに職場に伝えるべき内容は決まっているので、難しく考える必要はありませんよ。
今回ご紹介した例文が参考になれば幸いです。
